Уничтожение клиентского досье по 115-ФЗ — это удаление документов и персональных данных клиента без возможности восстановления после того, как истёк пятилетний срок хранения и не осталось других оснований их хранить. Порядок обязателен для организаций, которые идентифицируют клиентов по 115-ФЗ, и регулируется 115-ФЗ, 152-ФЗ и приказом Роскомнадзора № 179.
Кратко:
- Досье хранят не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом (п. 4 ст. 7 115-ФЗ). Дату уничтожения определяют после проверки споров, запросов государственных органов и иных сроков хранения.
- Когда снято последнее основание хранения, персональные данные уничтожают не позднее 30 дней, если закон или договор с субъектом не устанавливают иной срок (ч. 4 ст. 21 152-ФЗ).
- Уничтожение подтверждают актом по приказу Роскомнадзора № 179; для электронного досье к акту прикладывают выгрузку из журнала регистрации событий. Для досье из номенклатуры дел до уничтожения составляют архивный акт о выделении к уничтожению.
- Акт и выгрузку хранят три года и предъявляют Роскомнадзору, если он запросит их при проверке.
Какие документы входят в досье, как часто их обновлять и сколько хранить, описано в статье IDX на Клерк.ру «Досье клиента по 115-ФЗ: состав и срок хранения».
Что происходит с досье после ухода клиента
После прекращения отношений досье закрывают, переводят в архив, проверяют перед уничтожением и уничтожают.
|
Стадия |
Событие |
Что фиксируется |
Норма |
|---|---|---|---|
|
Закрытие отношений |
Прекращён последний договор и связанные обязательства |
Дата прекращения отношений, расчётная дата окончания минимального срока |
п. 4 ст. 7 115-ФЗ; ПВК |
|
Архивное хранение |
Досье переведено в архивный статус |
Запрет изменений, узкий круг доступа, сохранность журнала |
ст. 19 152-ФЗ; локальные акты |
|
Проверка перед уничтожением |
Наступила расчётная дата |
Результат проверки блокирующих оснований, решение экспертной комиссии |
приказ Росархива № 77; Перечень № 1/801-П или № 236 |
|
Уничтожение и подтверждение |
Оснований хранить нет |
Акт, выгрузка из журнала, статус «уничтожено» |
ст. 21 152-ФЗ; приказ РКН № 179 |
Как рассчитать дату уничтожения досье
Чтобы учётная система рассчитала дату уничтожения, в карточке досье нужны три отдельных поля:
- дата прекращения отношений, то есть дата прекращения последнего договора и связанных обязательств;
- дата окончания минимального срока: дата прекращения отношений плюс пять лет;
- дата возможного уничтожения: самая поздняя из дат окончания всех сроков хранения, если по досье нет блокировки.
Пример. ИП закрыл расчётный счёт 15.03.2025, кредитная линия прекращена исполнением 10.11.2025. Минимальный срок истекает 10.11.2030. В 2030 году идёт судебный спор о взыскании, поэтому досье блокируют. Блокировку снимают, когда решение вступает в силу; с этой даты у организации есть 30 дней на экспертизу ценности и уничтожение данных.
Блокирующие основания ведут отдельным полем досье с датой установки, основанием и ответственным. Досье блокируют, если есть:
- запрос Росфинмониторинга, надзорного, налогового или правоохранительного органа, на который организация ещё не ответила или по которому продолжается проверка;
- судебный спор, претензия или исполнительное производство с участием клиента;
- внутреннее расследование или проверка надзорного органа;
- более длительный срок по архивному перечню или отраслевому акту для отдельного вида документа.
Сколько дней отводится на уничтожение персональных данных
Пункт 4 статьи 7 115-ФЗ обязывает хранить досье не менее пяти лет, а 152-ФЗ запрещает хранить персональные данные дольше, чем требует цель обработки. По ч. 7 ст. 5 152-ФЗ данные уничтожают или обезличивают по достижении целей обработки. Часть 4 статьи 21 даёт на уничтожение не более 30 дней с даты достижения цели, если федеральный закон или договор с субъектом не устанавливают иное.
В политике обработки персональных данных и ПВК организация указывает цель обработки данных досье: исполнение обязанностей по 115-ФЗ. По такой политике цель достигнута, когда истёк минимальный срок и снято последнее основание хранения. С этой даты у организации есть 30 дней, чтобы уничтожить данные.
В поле «причина уничтожения» акта указывают основание, например «истечение срока хранения по п. 4 ст. 7 115-ФЗ при отсутствии иных оснований хранения». Если организация хранит данные дольше без такого основания, она нарушает ч. 7 ст. 5 152-ФЗ. Продлить срок позволяют норма федерального закона или условие договора с субъектом.
Что требуется от электронного архива досье
Система, в которой хранится электронное досье, относится к информационным системам персональных данных, и к ней применяются 152-ФЗ и подзаконные акты о защите данных.
|
Требование |
Источник |
Как реализовать |
|---|---|---|
|
Локализация |
ч. 5 ст. 18 152-ФЗ |
Базы с данными граждан РФ находятся в России. Размещение копий за рубежом оценивают как трансграничную передачу |
|
Меры защиты |
приказ ФСТЭК № 21 |
Идентификация и аутентификация, управление доступом, регистрация событий, защита носителей, резервирование |
|
Журнал событий |
ст. 19 152-ФЗ; п. 5 требований № 179 |
В журнале фиксируют просмотр, изменение, выгрузку, передачу, смену статуса и уничтожение; из него формируют выгрузку с ФИО субъекта, категориями данных, названием ИСПДн, причиной и датой |
24 июля 2026 года ФСТЭК опубликовала проект приказа на замену приказа № 21. Проект не подписан и не зарегистрирован в Минюсте, поэтому приказ № 21 продолжает действовать.
Какими актами подтверждают уничтожение досье
Бумажную часть досье и электронные дела, учтённые в номенклатуре, уничтожают по правилам архивного хранения. Документы с истёкшим сроком выявляют в ходе экспертизы ценности и включают в акт о выделении к уничтожению. Порядок экспертизы установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; они обязательны для организаций независимо от формы собственности.
Кредитные организации определяют сроки по Перечню, утверждённому Положением Росархива и Банка России от 12.07.2022 № 1/801-П. Остальные субъекты 115-ФЗ применяют Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), а срок хранения самого досье берут из п. 4 ст. 7 115-ФЗ.
|
Параметр |
Акт о выделении к уничтожению |
Акт об уничтожении персональных данных |
|---|---|---|
|
Основание |
приказ Росархива № 77; Перечень № 1/801-П (банки) или № 236 |
приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 |
|
Когда нужен |
Досье учтено в номенклатуре дел |
Всегда при уничтожении персональных данных |
|
Что подтверждает |
Истечение срока и отсутствие ценности документов |
Факт уничтожения персональных данных |
|
Когда составляется |
До уничтожения, по итогам экспертизы |
После уничтожения |
|
Сопроводительный документ |
Нет |
Выгрузка из журнала при автоматизированной или смешанной обработке |
|
Срок хранения |
По архивным правилам |
Три года с момента уничтожения, вместе с выгрузкой |
По п. 3 требований № 179 в акте указывают оператора и обработчика по поручению, субъектов, категории данных, носитель или ИСПДн, способ, причину и дату уничтожения, а также ФИО, должности и подписи лиц, уничтоживших данные. Сведения, которых нет в выгрузке из журнала, вносят в акт (п. 6). Приказ № 179 действует до 1 марта 2029 года. Если Роскомнадзор утвердит новые требования, шаблоны акта приводят в соответствие с ними.
Как уничтожить досье: восемь шагов
Все восемь шагов укладывают в 30 дней с даты снятия последнего основания хранения.
- Сформировать выборку. Учётная система отбирает досье, у которых наступила дата возможного уничтожения и нет блокировок.
- Подтвердить отсутствие оснований. Ответственный проверяет споры, запросы и проверки по каждому клиенту выборки.
- Провести экспертизу ценности. Если досье учтено в номенклатуре дел, комиссия утверждает акт о выделении к уничтожению.
- Составить перечень копий. В него входят основное хранилище, реплики, резервные копии, выгрузки, почтовые вложения, тестовые среды и системы обработчиков.
- Уничтожить данные во всех местах из перечня. Бумагу уничтожают так, чтобы текст нельзя было восстановить, например в шредере. Электронные записи удаляют без возможности восстановления. Конкретные способы закон не устанавливает: организация закрепляет их в локальном акте и указывает в акте об уничтожении.
- Получить подтверждение от обработчиков. Если обработка поручалась третьим лицам, их наименование и адрес вносят в акт, а их подтверждение прикладывают к пакету документов.
- Оформить акт и выгрузку из журнала. Сведения, которых нет в выгрузке, дописывают в акт.
- Закрыть досье в учётной системе. Досье получает статус «уничтожено» с реквизитами акта и датой.
Резервные копии и обработчики: как удалить все копии досье
Из неизменяемой резервной копии нельзя удалить данные одного клиента без восстановления и перезаписи всей копии. Пока такая копия хранится, данные ушедшего клиента продолжают обрабатываться.
- Короткий срок хранения копий. Резервную копию хранят меньше 30 дней, отведённых на уничтожение; в акте указывают дату, когда последняя копия с данными клиента удалена.
- Отдельное резервирование архива. Архивные досье резервируют по собственному графику, отдельно от резервных копий рабочих систем.
- Уничтожение ключа шифрования. Данные каждого клиента шифруют отдельным ключом; после уничтожения ключа копии невозможно прочитать. 152-ФЗ и приказ № 179 такой способ прямо не называют, поэтому организация описывает его в локальном акте и указывает в акте об уничтожении.
- Повторное удаление. Если резервную копию с уничтоженными данными восстанавливают, учётная система сразу удаляет эти данные повторно.
Облачный архив, сервис электронного документооборота и подрядчик по сканированию, как правило, обрабатывают данные по поручению оператора. Условия об уничтожении данных и о его подтверждении включают в поручение по ч. 3 ст. 6 152-ФЗ.
Чек-лист готовности к уничтожению досье
- В ПВК для каждого продукта определено событие «прекращение отношений».
- Даты прекращения отношений, окончания минимального срока и возможного уничтожения, а также блокирующие основания хранятся в отдельных полях.
- Из журнала формируется выгрузка по п. 5 требований № 179.
- Есть перечень копий, включая системы обработчиков по поручению.
- Срок хранения резервных копий короче 30 дней, отведённых на уничтожение.
- Способы уничтожения закреплены в локальном акте.
- Шаблоны архивного акта и акта по приказу № 179 утверждены, в том числе в электронной форме.
Где помогает IDX
IDX проверяет паспортные и статусные данные клиента и передаёт результаты проверок в систему организации по API. Каждый результат приходит со своими атрибутами, поэтому его можно сохранить как отдельную версию в истории досье с датой проверки.
Хранение досье, расчёт сроков, блокировки и уничтожение организация выполняет сама по своим ПВК и политике обработки персональных данных. IDX не ведёт архив клиентских досье.
